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Valorisons les données de nos boîtes mail !

Temps de lecture estimé : 4 minutes

Cette semaine, dans le cadre du Cyber World Cleanup Day, valorisons les données de nos boîtes mail!

Le Cyber World CleanUp Day (CWCUD) a pour vocation de sensibiliser à l’empreinte environnementale du numérique. Dans le cadre de sa démarche RSE, Exodata est convaincue et s’associe activement à cette démarche.

Après s’être concentré sur la valorisation de notre matériel électronique et la valorisation de notre usage des outils numériques, cette semaine, notre focus porte sur la valorisation des données de nos boîtes mails. En effet, le nombre d’e-mails reçus et envoyés est en forte croissance et cela n’a pas l’air de ralentir. Un Français reçoit en moyenne 39 mails par jour et dans 60% des cas ils ne sont même pas ouverts! Sachant qu’un mail émet en moyenne 10 g de CO2 (c’est-à-dire le même bilan carbone qu’un sac plastique), on comprend bien pourquoi c’est une bonne idée de rationaliser l’utilisation de nos boîtes mail.

Plusieurs options sont recommandées par les sachants du domaine (ADEME, Green IT, The Shift Project…) et notamment le guide du CWCUD donne de nombreuses astuces pratiques pour nettoyer sa boîte mail. Nous en avons sélectionné 5 à vous présenter cette semaine.

1. Envoyer ses e-mails sans pièce jointe
2. Réduire le nombre de destinataires de nos e-mails
3. Nettoyer les conversations qui créent des doublons inutiles
4. Nettoyer sa boîte mail des spams et newsletter
5. Nettoyer la corbeille & les calendriers inutiles

1. Envoyer ses e-mails sans pièce jointe : Un document envoyé via un drive ou site de transfert de fichier, est 2 à 3 fois moins polluant qu'un document envoyé par mail. En effet, en plus de ne pas l’envoyer, cela permet de ne pas l’archiver inutilement dans les éléments envoyés et dans un dossier d'archive du destinataire. L’alternative la plus simple est le lien vers le document intégré dans le mail (voici par exemple comment le faire avec M365). On peut aussi utiliser des sites de transfert de fichier lourds lorsque nécessaire tels que Filvert, Klip… Il faut également penser à supprimer les pièces jointes du message auquel on répond.

Tips1-Valorisons-Boite-Mail2. Réduire le nombre de destinataires de nos e-mails : Multiplier par 10 le nombre des destinataires d’un mail multiplie par 4 son impact. L’objectif est donc de cibler les destinataires et limiter les envois en nombre (soustraire un destinataire à un mail revient à économiser en moyenne 6 g de CO₂). Il nous reste à réfléchir / se remettre en question à chaque fois qu’on envoie un mail. Les messageries instantanées peuvent souvent répondre à une partie du besoin, on peut aussi nettoyer les listes de diffusion et arrêter les « répondre à tous » systématiques 😊.
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3. Nettoyer les conversations qui créent des doublons inutiles : les conversations sont les fils de mails qui se répondent les uns aux autres. Sans faire attention on va donc conserver en plusieurs exemplaires et sur une durée indéterminée des mails en deux, trois, dix exemplaires. On pense donc à ne garder que le dernier mail de la conversation et à supprimer tous les précédents.
Tips3-Valorisons-Boite-Mail4. Nettoyer sa boîte mail des spams et newsletter : J’ai été impressionnée de découvrir que 60% des e-mails reçus ne sont jamais ouverts ! Quel gâchis… Nous avons tous dans nos boîtes mails de nombreux spams et newsletters (même s’ils sont gérés par nos boîtes mail pour qu’on ne les voit pas ils continuent d’être envoyés et reçus !). Pour faire face à cela facilement, des sociétés se sont emparées du sujet (par exemple Cleanfox, ListWise, InstaClean…) et il ne suffit que de quelques clics pour ne plus recevoir tous ces mails qu’on ne lira jamais.
Tips4-Valorisons-Boite-Mail5. Nettoyer la corbeille & les calendriers inutiles : les vieux calendriers qui n’ont plus aucune utilité sont par défaut conservés dans les données de nos boîtes mail. Pour les supprimer, nous pouvons facilement filtrer les événements du calendrier et les supprimer (voici le mode opératoire pour M365 par exemple). Par ailleurs, la corbeille peut être automatiquement supprimée de façon régulière en fixant les paramètres de suppression souhaitée.
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La semaine prochaine, le Cyber World CleanUp Day continue avec une semaine de sensibilisation autour de la valorisation de notre stockage de data utiles.

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